Le devoir de confidentialité
Quand on s’installe comme secrétaire indépendante, on pense à beaucoup de choses : réfléchir sur ses compétences et ses prestations, se former, travailler sur ses outils de communication, définir son tarif horaire…
On en oublierait presque un détail important : Y’a-t-il une réglementation concernant le travail de secrétaire indépendante ?
Il n’existe pas de réglementation propre à ce métier.
Ainsi, il n’est même pas nécessaire de justifier d’un quelconque diplôme pour exercer.
Cependant, il y a 3 choses auxquelles on ne peut pas échapper si on veut exercer en toute légalité :
- le fait d’avoir une existence juridique légale (c'est-à-dire un numéro Siret propre ou le Siret de la structure qui nous héberge juridiquement : couveuse, portage…),
- ne pas exercer d’activités comptables (seule la pré-comptabilité est autorisée)
- et respecter le devoir de confidentialité.
Revenons en détail sur ce devoir de confidentialité.
« Le devoir de confidentialité : il ne coule pas de source »
Pour une secrétaire indépendante qui connait bien son métier et qui sait tout ce que l’on attend d’une secrétaire, « le devoir de confidentialité » est une évidence.
Mais, il ne l’est pas forcément pour nos prospects ou clients.
Par exemple, un prospect pourrait être chagriné par le fait que nous travaillions déjà pour des personnes ayant la même activité que lui.
« S’engager pour rassurer »
Il peut être utile pour rassurer son client de lui transmettre ses Conditions Générales de Vente de Prestations de Services ou un Contrat de Prestations de Services en y intégrant un chapitre dédié à ce « devoir de confidentialité ».
Notre futur client comprendra que notre démarche auprès de lui est sérieuse et que la confidentialité fait partie intégrante de nos prestations.
Il nous appartient de le convaincre que notre activité est cadrée et que nos différents travaux sont cloisonnés : ainsi, les travaux effectués pour le compte de Monsieur X n’entrent en aucun cas en conflit avec les travaux confiés par Monsieur Y.
« Le devoir de confidentialité dans les faits »
Le client est en droit de nous demander ce que l’on fait concrètement pour éviter que toute information le concernant ne vienne à être divulguée.
Alors, comment appliquer le devoir de confidentialité ?
Il s’agit tout d’abord de s’imposer à soi-même une grande réserve, une discrétion sans faille.
Après tout, le terme « secrétaire » contient en toutes lettres le terme « secret », ce qui n’est probablement pas un hasard.
Il symbolise déjà que le secret est la qualité première d’une secrétaire.
Ce devoir est peut-être même plus facile à exercer lorsqu’on est indépendante et que l’on travaille de son domicile.
En effet, notre domicile n’est pas un bureau où passe quantité de monde et où pourrait trainer des oreilles peu scrupuleuses.
Cependant, cet état de fait ne nous dispense pas de quelques mesures simples à mettre en œuvre comme :
- Ranger ses documents sensibles dans des armoires ou des tiroirs qui ferment à clés
- Numériser ses documents et placer ces fichiers dans des dossiers dont l’accès est protégé
- Archiver ces documents sur un espace virtuel « le cloud », en veillant à choisir le bon « cloud », en choisissant un mot de passe unique, complexe, et en le modifiant de temps en temps.
Et, si vous ne faites vraiment pas confiance à ces technologies, il ne vous reste plus qu’à sauvegarder vos documents numérisés sur d’autres supports en dur (clé USB, disque dur externe), et les placer eux-aussi dans une armoire bien sécurisée.
En conclusion :
Quoiqu’il en soit « le devoir de confidentialité » est avant tout une question de confiance entre le prestataire et son client.
Il ne peut y avoir de collaboration sans confiance.
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