En effet, je ne pense pas qu’il puisse exister un seul artisan, chef d’entreprise ou auto-entrepreneur, qui n’ait pas eu de problème avec le règlement de ses factures.

Relancer les impayés est généralement une tâche rébarbative et pas vraiment plaisante.

Seulement, si on laisse passer de nombreux impayés, la situation financière de notre entreprise risque de rapidement se dégrader.

Quelques conseils…

Tout d’abord, il s’agit de voir les choses avec le plus d’objectivité et de pragmatisme possible.

Il ne s’agit pas de s’emporter auprès de son client en lui envoyant directement des menaces.

Le client risquerait de nous faire une mauvaise publicité et le règlement se ferait encore plus attendre.

Mais, il ne s’agit pas non plus de faire l’autruche et d’attendre le bon vouloir de son client.

En attendant que le client donne signe de vie, surtout lorsqu'il s'agit d'argent, le temps risque de vous paraître bien long.

Ces 2 mots « organisation » et « planification » doivent être les piliers de votre méthode dans la relance des impayés.

Ils vont vous permettre de réaliser cette tâche de manière automatique et sans affect, comme si vous étiez votre propre agent de recouvrement.

Mais, dans les faits, ça marche comment ?

Par planification, j’entends qu’il va falloir s’octroyer un moment précis dans la semaine durant lequel on s’occupera de cette tâche.

Par exemple, tous les lundis matin, de 10h à 12h, il faut passer en revue les factures dont la date de règlement est dépassée et y donner la suite adaptée.

Par organisation, j’entends la méthode que l’on va appliquer pour chacune de nos relances, de manière à ce que cela devienne un automatisme.

Celle-ci ne doit pas être omise, car elle suffit bien souvent à amener le règlement de la facture. En tous les cas, c’est ce que je vous souhaite !

Elle consiste à contacter le client directement par téléphone pour lui demander tout d’abord s’il a bien reçu notre facture.

En effet, comme on a pu le voir pour la relance des devis, le client n’est pas toujours de mauvaise foi, et il se peut que la facture n’ait pas été réceptionnée par son destinataire.

Mais, il se peut aussi que le client joue la montre et tente de gagner du temps en invoquant la non-réception de notre facture.

C’est pour cette raison qu’il est impératif de s’en assurer le plus rapidement possible de manière à écarter au plus tôt cet argument.

Cas 1 : le client était de bonne foi, et il ne tarde donc pas à effectuer le règlement. Ouf !

Cas 2 : manifestement, le client gagne du temps et malgré la bonne réception de notre facture le règlement n’est pas intervenu.

Cas 1 : le client a compris que vous preniez la relance au sérieux et il règle rapidement la facture.

Cas 2 : il vous contacte pour négocier le paiement avec vous car il a des difficultés financières. Proposez-lui un échelonnement ! Il vaut toujours mieux être payé en plusieurs fois que de ne pas être payé du tout ! Mais, pensez-bien à formaliser votre accord.

Cas 3 : il continue de jouer la montre. Il est temps de passer au cran au-dessus.

Il ne s’agit toujours pas d’une mise en demeure, mais il est nécessaire pour marquer la progression de notre relance.

Là où le 1er courrier ne constituait qu’un rappel objectif des faits, le 2ème courrier est une lettre d’avertissement qui signifie au client qu’en l’absence de son règlement sous huitaine, son dossier sera transmis à un tiers chargé du recouvrement (avocat…).

Généralement, la crainte de voir la situation prendre des tournures judiciaires suffit à amener le client à régler la facture ou, à minima, à prendre contact pour trouver une solution au litige.

Si ce n’est toujours pas le cas à la suite de cette deuxième relance, nous devons en venir à la mise en demeure.

• Il rappelle de nouveau tout l’historique du litige de l’envoi initial de la facture à votre dernier courrier resté sans effet.

• Il rappelle les dates (devis, exécution des travaux ou des prestations, facture, relance téléphonique, mails, courriers…) et les montants (montant restant dû).

• Il indique la date butoir à laquelle le paiement devra intervenir sous peine de transmettre le dossier à votre avocat, huissier ou agence de recouvrement.

• Et, on n’oublie pas de faire apparaître le terme « mise en demeure » dans notre courrier (l’idéal est de le mentionner à la fois en objet et dans le corps de la lettre).

Après cette dernière étape, et en cas d’absence de règlement, il vous appartiendra de vous faire aider pour entamer des poursuites à l’encontre de votre client.

Vous venez de le voir, la relance des impayés peut vite s’avérer un travail long et fastidieux.

Il faut être carré, précis et y passer du temps que vous ne consacrez donc plus à votre cœur de métier.

C’est ici que l’idée d’avoir recours à une secrétaire indépendante doit germer dans votre esprit.

En effet, nombre d’entre vous abandonnent purement et simplement de relancer, ou se contentent d’envoyer un petit mail de relance – quand on y pense !- alors que déléguer cette tâche vous ferait gagner du temps et de l’argent.

Du temps : la secrétaire indépendante peut consacrer par exemple 2 heures de temps chaque semaine à la relance de vos impayés. Pendant ce temps, vous êtes tranquille, vous savez que quelqu’un gère ça pour vous et vous pouvez gérer d’autres tâches qui vous tiennent plus à cœur.

De l’argent : comme je l’ai déjà dit à plusieurs reprises, le recours à une secrétaire indépendante est un investissement et non un coût, car :

• Pendant que la secrétaire travaille pour vous, vous continuez à travailler pour votre propre entreprise (voir des clients, signer des devis, réaliser des travaux ou des prestations) et donc vous générez du chiffre d’affaire.

• Dans le cas précis de la relance des impayés, l’introduction d’un tiers dans la relation prestataire-client permet souvent d’amener une résolution plus rapide au problème car l’affect ne vient pas se mêler à la situation.