La secrétaire indépendante : le renfort de la secrétaire déjà en place
Les secrétaires en place dans les entreprises perçoivent assez souvent la secrétaire indépendante comme une concurrente, comme celle qui va prendre leur travail.
Et, elles ont tort de le penser. Je vais vous le prouver.
La question du volume :
Déjà la question du volume de travail ne permet pas à une secrétaire indépendante d’exercer sur un volume aussi important que celui d’une secrétaire salariée de l’entreprise.
Ainsi, la secrétaire en place travaille sur la base d’un temps plein ou éventuellement un mi-temps (4 ou 5 demi-journées par semaine) là où une secrétaire indépendante interviendra seulement pour 2 heures par jour maximum.
Une secrétaire indépendante dépasse très rarement les 10 heures de travail par semaine pour un seul et même client car cela ne lui permettrait pas d’honorer ses autres prestations pour le compte de plusieurs autres clients.
La question des tâches :
En ce qui concerne la question des tâches allouées à la secrétaire il y a également une grande différence.
Ainsi, la secrétaire en place dans l’entreprise aura la gestion des tâches plus « intimes » à la société. Je pense par exemple à la comptabilité.
Or, l’exercice de la comptabilité n’est pas autorisé à une secrétaire indépendante car :
-
elle ne fait pas partie de l’entreprise
- elle n’a pas le droit d’empiéter sur le travail du comptable.
Par contre, on pourra faire appel à une secrétaire indépendante pour des tâches précises dans la gestion commerciale, la relation client, la communication, la rédaction, la transcription audio, la traduction et d’autres tâches éventuelles en fonction des compétences de la secrétaire indépendante choisie.
La question du renfort :
Ainsi, plutôt que de voir la secrétaire indépendante comme une concurrente, il serait plutôt judicieux de la percevoir comme une alliée.
Une alliée de l’entreprise, mais aussi une alliée de la secrétaire déjà en place.
D’ailleurs, vous seriez surpris de savoir que certaines de mes consœurs ont travaillé pour le compte d’entreprises dont le chef avait été sollicité par leur propre secrétaire pour recourir aux services d’une secrétaire indépendante.
En effet, la secrétaire indépendante peut arriver en renfort de la secrétaire déjà en place lorsque celle-ci est en surcharge de travail.
Ainsi, si un gros dossier arrive, si une période de l’année est plus chargée et entraîne donc une implication plus importante de la secrétaire dans une tâche bien précise, alors la secrétaire indépendante peut venir en renfort, ponctuellement ou régulièrement, sur les tâches plus courantes que la secrétaire en place est obligée d’un peu délaisser.
La question de la collaboration et de la complémentarité :
De plus, la secrétaire indépendante collabore avec la secrétaire déjà en place.
La secrétaire en place connait tous les rouages, les modes de fonctionnement de l’entreprise.
En cela, elle apporte une aide considérable à la secrétaire indépendante qui ne connait pas aussi bien l’entreprise mais qui est là pour apporter un supplément, une prestation qui n’est pas la tasse de thé de la secrétaire en place.
D’où la question de la complémentarité, car si la secrétaire en place n’est pas à l’aise ou n’a pas le temps de gérer l’aspect communication de l’entreprise, par exemple, la secrétaire indépendante pourra intervenir sur ce point-là juste 2 ou 3 heures par semaine par exemple.
Ou, si sa charge de travail fait qu’elle n’a plus guère le temps de faire les relances de paiement, une secrétaire indépendante est tout à fait à même d’accomplir cette tâche dès que nécessaire, sur site ou à distance.
La question de la gestion des absences :
Enfin, et c’est souvent ce qui amène les entreprises à faire appel à une secrétaire indépendante, la gestion des absences de la secrétaire est primordiale.
La secrétaire salariée a le droit de prendre des congés. Elle peut aussi parfois tomber malade.
Seulement, même si on tente dans la majorité des cas d’organiser ces absences, on ne peut pas le faire dans le cas d’un arrêt maladie par exemple.
Et, le manque de la secrétaire peut devenir très ennuyeux pour l’entreprise : plus personne pour accueillir les clients, personne pour répondre au téléphone, personne pour taper les devis et les factures, etc…
La secrétaire est le pivot de l’entreprise. Si elle n’est pas là, ça ne tourne plus bien rond.
Ainsi, la secrétaire indépendante peut venir pallier temporairement au manque de la secrétaire.
Personnellement, j’ai déjà eu à intervenir sur ce genre de cas.
Une fois pour faire de l’accueil physique et téléphonique d’un cabinet d’assurances sur une demi-journée car la secrétaire en place ne pouvait pas être à son poste du fait d’une réunion organisée par l’entreprise où elle était conviée.
Une autre fois pour faire régulièrement des transcriptions audio (dictée numérique) pour le compte d’un avocat dont la secrétaire absente ne pouvait donc plus taper ses conclusions et autres.
En conclusion :
Pour toutes ces raisons, on comprend bien que la volonté de la secrétaire indépendante n’est pas de remplacer la secrétaire en place mais de l’épauler, régulièrement ou ponctuellement.
Elle est un « plus » apporté à l’entreprise quand le besoin se fait sentir ou lorsque les tâches allouées représentent un faible volume horaire sur une semaine.
La secrétaire en place et la secrétaire indépendante ne sont donc pas des concurrentes mais des forces complémentaires alliées pour le bien de l’entreprise.
Si vous avez des questions sur la mise en place d’une telle collaboration, je vous invite à me contacter.
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